Як імпортувати контрагентів із файлу CSV або Excel у KSeFGPT?
Завантажте файл CSV, XLS або XLSX зі списком контрагентів, перевірте автоматичне зіставлення колонок і підтвердьте імпорт. Після цього нові картки з'являються у списку модуля Контрагенти.
- Модуль
- Контрагенти
- Час читання
- 5 хв
- Рівень складності
- Ви зробите це із заплющеними очима :)
- Опубліковано
- 21 серпня 2026 року
- Автор
- Rafał Zeidler
- Формат
- Текстова інструкція та відео
Письмова процедура
Що ви зробите
Ви завантажите в KSeFGPT один файл зі списком контрагентів, перевірите, як застосунок зіставив колонки файлу з полями картки контрагента, і підтвердите збереження. Наприкінці ви побачите імпортовані компанії у списку модуля Контрагенти.
Приклад цієї інструкції використовує файл CSV, у якому п'ять рядків мають назву компанії, а один - ні. Цей рядок не потрапляє до імпорту, тому попередній перегляд показує п'ять записів і один пропущений.
Вимоги
Перш ніж почати
Імпорт виконується в контексті вибраної компанії. Контрагенти зберігаються в тій компанії, яка активна в момент підтвердження імпорту.
| Елемент | Вимога |
|---|---|
| Доступ | Власник компанії або учасник організації з доступом до модуля Контрагенти. Модуль має бути доступний у тарифі. |
| Потрібний файл | Один файл XLSX, XLS або CSV. Застосунок читає перший аркуш, а його перший рядок вважає заголовками колонок. |
| Обов'язкова колонка | Назва контрагента. Рядок без назви компанії пропускається і не з'являється в попередньому перегляді. |
| Розпізнавані поля | name, nip, regon, street, city, postal_code, country, email, phone, bank_account, bank_name і notes. Інші колонки стають додатковими полями картки контрагента. |
| Початкова точка | Після входу виберіть потрібну компанію та відкрийте модуль Контрагенти. |
| Час виконання | Близько 2 хвилин для файлу з кількома десятками рядків. |
| Важливий наслідок | У межах облікового запису може бути лише один контрагент із певним номером NIP. Рядок із уже збереженим номером не буде додано повторно. |
Відео процесу
Запис показує завантаження файлу, зіставлені колонки, підтвердження імпорту та нові картки у списку контрагентів.
Відкрийте модуль Контрагенти
У головному меню виберіть Контрагенти. Перевірте в нижній частині меню, чи активна саме та компанія, до якої ви хочете завантажити дані.
Ви побачите список контрагентів цієї компанії та кнопки Імпорт контрагентів і Додати контрагента у верхньому правому куті.
Відкрийте вікно імпорту
Натисніть Імпорт контрагентів. Відкриється вікно Імпорт контрагентів з описом Імпортуйте контрагентів з файлу XLSX/CSV.
У вікні ви побачите зону завантаження з текстом Натисніть щоб вибрати файл і перелік підтримуваних розширень: XLSX, XLS, CSV.
Виберіть файл із контрагентами
Натисніть на зону завантаження та вкажіть файл на диску. Застосунок одразу починає його обробку, а у вікні з'являється повідомлення Обробка файлу...
На цьому етапі KSeFGPT читає заголовки та дані з першого аркуша, а потім зіставляє колонки з полями контрагента. Порожні рядки пропускаються.
Перевірте зіставлені колонки та попередній перегляд
Після обробки файлу вікно показує розділ Зіставлені колонки. Кожна позначка має формат заголовок з файлу → поле контрагента, наприклад Назва компанії → name або Поштовий індекс → postal_code.
Колонка, яка не відповідає стандартному полю, отримує власний ключ, і після імпорту ви знайдете її в додаткових полях картки контрагента. У прикладі колонка Категорія стає ключем category.
Нижче розміщено попередній перегляд перших десяти рядків із назвою, NIP, містом і адресою електронної пошти, а під таблицею - лічильник Знайдено з кількістю записів. Якщо у файлі були рядки без назви, поруч із лічильником з'явиться позначка пропущено.
Перевірте, чи назва компанії та NIP потрапили в потрібні колонки. Якщо зіставлення хибне, натисніть Назад, виправте заголовки у файлі та завантажте його ще раз.
Підтвердьте імпорт
Натисніть Імпортувати. У дужках кнопка показує кількість записів, які буде збережено, наприклад Імпортувати (5). Під час збереження видно стан Імпортування...
Після завершення вікно показує Імпорт завершено та рядок Імпортовано з кількістю збережених записів. Ту саму кількість підтверджує повідомлення у верхньому правому куті екрана.
Кінцевий стан
Перевірте результат
Натисніть Закрити. Список контрагентів оновлюється автоматично та показує нові картки з назвою, NIP, адресою, електронною поштою, телефоном і статусом Активний.
Відкрийте одну з імпортованих карток, щоб перевірити решту даних. Значення з колонок поза переліком стандартних полів зберігаються в розділі Додаткові поля.
Діагностика
Якщо щось не працює
Порівняйте видимий симптом із наведеною нижче таблицею.
| Симптом | Ймовірна причина | Що зробити |
|---|---|---|
| Ви не бачите кнопки Імпорт контрагентів | Тариф не містить модуля Контрагенти, або обліковий запис учасника організації не має до нього доступу. | Перевірте тариф або попросіть власника організації надати доступ до модуля Контрагенти. |
| Після завантаження з'являється повідомлення Помилка імпорту | Файл не вдалося прочитати, наприклад через непідтримуване розширення, пошкодження або порожній перший аркуш. | Збережіть дані ще раз як XLSX, XLS або CSV, переконайтеся, що перший аркуш має рядок заголовків, і завантажте файл повторно. |
| Попередній перегляд показує менше записів, ніж рядків у файлі | Рядки без назви контрагента пропускаються, так само як і повністю порожні рядки. | Заповніть колонку з назвою компанії у вихідному файлі та повторіть імпорт для відсутніх рядків. |
| Колонка потрапила не в те поле | Заголовок був нечітким або оманливим, тому автоматичне зіставлення вибрало інше поле. | Натисніть Назад, змініть заголовок у файлі на однозначний, наприклад Назва компанії, NIP або Поштовий індекс, і завантажте файл ще раз. |
| Імпортовано менше записів, ніж показував перегляд | Номер NIP із файлу вже був збережений в обліковому записі. У межах облікового запису можливий лише один контрагент із певним номером. | Перевірте у списку, чи контрагент уже існує, і вилучіть повторювані рядки з файлу перед наступним імпортом. |
| Контрагенти потрапили до іншої компанії | Перед підтвердженням імпорту була активна інша компанія. | Перевірте назву компанії в нижній частині меню, перемкніться на потрібну та повторіть імпорт. |
Що далі
Доповніть імпортовані картки даними, яких не було у файлі. Інструкція про додаткові поля показує, як зберегти власні пари назви та значення.
Якщо вам потрібна одна картка замість цілого списку, скористайтеся інструкцією про додавання нового контрагента в KSeFGPT.
Завантажте свою базу контрагентів
Увійдіть, відкрийте модуль Контрагенти та імпортуйте список із файлу CSV або Excel.
Пов’язані інструкції
Як редагувати дані контрагента у KSeFGPT?
Відкрийте наявну картку контрагента, виправте адресу, контактні та банківські дані, а потім перевірте збереження після повторного відкриття форми.
Як додати додаткові поля до контрагента в KSeFGPT?
Відкрийте наявну картку контрагента, додайте власні пари назва і значення та перевірте їх після повторного відкриття форми. У прикладі використано номер BDO і внутрішній номер клієнта.
Як додати нового контрагента у KSeFGPT?
Створіть картку контрагента, отримайте дані з GUS або введіть їх вручну та перевірте новий запис у списку. Якщо імпорт рахунку з PDF завершено надсиланням до KSeF, нового покупця можна зберегти автоматично.