Schriftliche Anleitung

Was Sie tun werden

Sie fügen dem ausgewählten Unternehmen in KSeFGPT einen Geschäftspartner hinzu und speichern in seinem Datensatz Identifikations-, Adress-, Kontakt- und Bankdaten sowie eigene Zusatzinformationen.

Nach der Erstellung ist der Datensatz im Modul Geschäftspartner und in Auswahllisten für Rechnungsvorgänge verfügbar. Sie erfahren außerdem, wann KSeFGPT einen Geschäftspartner automatisch aus einer PDF-Rechnung erstellt.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen

Prüfen Sie vor dem Hinzufügen, ob Sie mit dem richtigen Unternehmen arbeiten. Geschäftspartner sind dem ausgewählten Unternehmen zugeordnet. Ein unter einem Firmenkonto erstellter Eintrag erscheint daher nicht in der Liste eines anderen Unternehmens.

Element	Voraussetzung
Zugriff	Unternehmensinhaber oder Organisationsmitglied mit der Berechtigung contractors:manage. Das Modul Geschäftspartner muss im Tarif verfügbar sein.
Pflichtangaben	Firmenname oder Vor- und Nachname des Geschäftspartners.
Optionale Angaben	NIP oder Kennzeichnung BrakID, REGON, Anschrift, E-Mail, Telefon, Bankkonto, Bank, Notizen und eigene Felder.
Ausgangspunkt	Wählen Sie nach der Anmeldung das richtige Unternehmen und öffnen Sie Geschäftspartner.
Dauer	Etwa 2 Minuten.
Wichtige Auswirkung	Wenn Sie eine E-Mail-Adresse angeben und die Versandoption aktiviert lassen, erhält der Geschäftspartner nach der Erstellung eine Willkommens-E-Mail.

01Schritt

Geschäftspartner öffnen

Wählen Sie in der KSeFGPT-Hauptnavigation Geschäftspartner. Oben auf der Seite sehen Sie die Suche, den Aktivitätsfilter sowie die Schaltflächen Geschäftspartner importieren und Partner hinzufügen.

Prüfen Sie im Kontowechsler den Namen des aktiven Unternehmens. Wählen Sie anschließend Partner hinzufügen.

Modul Geschäftspartner in KSeFGPT mit leerer Liste und der Schaltfläche Partner hinzufügen — Schritt 1

02Schritt

Identifikationsdaten ergänzen

Geben Sie im Dialog Partner hinzufügen im Feld Firmenname den Namen ein. Dies ist das einzige Pflichtfeld für die Erstellung des Datensatzes.

Hat der Geschäftspartner eine polnische NIP, geben Sie deren 10 Ziffern ein. Wählen Sie anschließend Aus GUS abrufen, damit KSeFGPT die verfügbaren Daten einträgt: Firmenname, REGON, Straße, Stadt, Postleitzahl und Land. Vergleichen Sie die abgerufenen Werte vor dem Speichern mit den Unterlagen des Geschäftspartners.

Wählen Sie bei einem Verbraucher oder einem Geschäftspartner ohne Steuernummer Geschäftspartner ohne Steuernummer / Verbraucher (BrakID). Dadurch wird das Feld Steuer-ID geleert.

Formular Partner hinzufügen in KSeFGPT mit Identifikations-, Adress-, Kontakt- und Bankdaten — Schritt 2

03Schritt

Geschäftspartner-Datensatz ergänzen

Fügen Sie nur Informationen hinzu, die bei der späteren Arbeit mit dem Geschäftspartner verfügbar sein sollen. Alle Felder außer dem Namen sind optional. Die Daten können später durch Auswahl der entsprechenden Zeile geändert werden.

Der Geschäftspartner-Datensatz enthält kein SWIFT-Feld. Verwenden Sie Zusätzliche Felder und vergeben Sie einen eigenen Feldnamen, wenn Sie diesen Code oder andere Angaben außerhalb des Formulars speichern möchten.

Bereich	Speicherbare Daten	Verwendung
Identifikation	Firmenname, NIP oder BrakID, REGON	Identifikation und Suche des Geschäftspartners sowie Ausfüllen der Käuferdaten. Pro NIP kann nur ein Datensatz gespeichert werden.
Anschrift	Straße und Nr., Postleitzahl, Stadt, Land	Ausfüllen der Adressdaten des Geschäftspartners bei Rechnungsvorgängen.
Kontakt	E-Mail und Telefon	Schnelle Kontaktaufnahme sowie Nachrichten über das Hinzufügen und neue Rechnungen, wenn die entsprechenden Optionen aktiviert sind.
Bankdaten	Bankkonto und Bankname	Speichern des Kontos für Abrechnungen mit dem Geschäftspartner.
Interne Informationen	Notizen	Beliebige Arbeitsinformationen, etwa eine Kontaktperson oder die vereinbarte Abrechnungsmethode.
Zusätzliche Felder	Eigene Name–Wert-Paare	Prozessspezifische Daten, zum Beispiel Kundencode: DEMO-001.
Status	Aktiv oder inaktiv	Ein inaktiver Geschäftspartner bleibt in der Datenbank, wird aber nicht in Auswahllisten angezeigt.
Benachrichtigungen	Willkommens-E-Mail bei der Erstellung senden; Geschäftspartner bei späterer Bearbeitung über neue Rechnungen benachrichtigen	Steuerung der an die gespeicherte E-Mail-Adresse gesendeten Nachrichten.

Unterer Teil des Geschäftspartner-Datensatzes mit Notiz, zusätzlichem Feld Kundencode, Status Aktiv und Willkommens-E-Mail — Schritt 3

04Schritt

Geschäftspartner erstellen

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingegeben haben, entscheiden Sie, ob Willkommens-E-Mail senden aktiviert bleiben soll. Prüfen Sie auch Aktiv. Deaktivieren Sie die Option, wenn der Datensatz in der Datenbank bleiben, aber bei der Auswahl eines Geschäftspartners nicht erscheinen soll.

Wählen Sie Erstellen. Nach erfolgreichem Speichern wird der Dialog geschlossen und der neue Geschäftspartner erscheint mit Name, NIP, Anschrift, E-Mail, Telefon und Status in der Liste.

Geschäftspartnerliste in KSeFGPT mit neu erstelltem aktivem Datensatz Demo Kunde GmbH — Schritt 4

Endzustand

Ergebnis prüfen

Suchen Sie den Geschäftspartner anhand von Name, NIP, Stadt oder E-Mail-Adresse. Die Zeile sollte die gespeicherten Basisdaten und den Status Aktiv anzeigen.

Wählen Sie die Zeile, um Partner bearbeiten zu öffnen. In dieser Ansicht können Sie den vollständigen Datensatz prüfen, Daten korrigieren und Geschäftspartner über neue Rechnungen benachrichtigen einstellen.

Fehlerdiagnose

Wenn etwas nicht funktioniert

Vergleichen Sie die angezeigte Meldung oder das Formularverhalten mit der folgenden Tabelle.

Problem	Wahrscheinliche Ursache	Was ist zu tun
Das Modul oder das Formular zum Hinzufügen ist nicht sichtbar	Der Tarif enthält das Modul Geschäftspartner nicht oder Ihnen fehlt als Organisationsmitglied die Berechtigung contractors:manage.	Prüfen Sie den Tarif oder bitten Sie den Organisationsinhaber um eine Gruppe mit contractors:manage.
Aus GUS abrufen ist deaktiviert	Das Feld NIP enthält keine 10 Ziffern oder BrakID ist ausgewählt.	Geben Sie die vollständige NIP ein und deaktivieren Sie BrakID. Tragen Sie Daten für eine ausländische Steuernummer manuell ein.
NIP-Nummer nicht im GUS gefunden wird angezeigt	GUS hat für die angegebene Nummer keine Daten zurückgegeben.	Prüfen Sie die NIP. Ist sie korrekt, geben Sie die Daten des Geschäftspartners manuell ein.
GUS-Dienst vorübergehend nicht verfügbar wird angezeigt	KSeFGPT hat keine Antwort vom GUS-Dienst erhalten.	Geben Sie die Daten manuell ein oder versuchen Sie den Abruf später erneut.
Das Formular meldet einen Fehler bei NIP, REGON oder E-Mail	Die NIP hat nicht 10 Ziffern, REGON nicht 9 oder 14 Ziffern oder die E-Mail hat ein ungültiges Format.	Korrigieren Sie das angezeigte Feld und wählen Sie erneut Erstellen.
Ein Geschäftspartner mit dieser NIP existiert bereits. wird angezeigt	Für dieses Unternehmen gibt es bereits einen Datensatz mit dieser NIP.	Suchen Sie den vorhandenen Geschäftspartner und bearbeiten Sie ihn, statt ein Duplikat zu erstellen.
Kontrahentenlimit erreicht. Bitte upgraden Sie Ihren Plan. wird angezeigt	Die im Tarif verfügbare Anzahl von Geschäftspartnern ist ausgeschöpft.	Entfernen Sie einen nicht benötigten Eintrag oder erhöhen Sie das Limit, bevor Sie es erneut versuchen.
Der Geschäftspartner aus der PDF-Datei wurde nicht automatisch angelegt	Die PDF-Datei hat nur einen Entwurf erstellt, die Rechnung wurde nicht an KSeF gesendet, der Käufer hat keine NIP, der Datensatz existiert bereits oder das Limit ist erreicht.	Prüfen Sie die Käuferdaten und schließen Sie den Vorgang durch Senden an KSeF ab. Öffnen Sie danach Geschäftspartner und suchen Sie den Käufer anhand seiner NIP.

Wie geht es weiter?

Beim Import einer Rechnung aus einer PDF-Datei müssen Sie den Käufer nicht vorher anlegen. Prüfen Sie nach dem Hochladen die erkannten Daten und senden Sie die Rechnung an KSeF. Erst nach der erfolgreichen Übermittlung fügt KSeFGPT den neuen Geschäftspartner automatisch zur Liste hinzu, sofern die Rechnung seine NIP enthält, noch kein Datensatz mit dieser NIP existiert und im Tarif ein freier Platz verfügbar ist. Das Hochladen der PDF-Datei oder Speichern eines Entwurfs allein erstellt keinen Geschäftspartner.

Der automatisch erstellte Datensatz kann Name, NIP, E-Mail, REGON und die aus der Rechnung erkannten Adressdaten enthalten. Öffnen Sie ihn unter Geschäftspartner, um die Daten zu prüfen und Telefon, Bankkonto, Bank, Notizen oder zusätzliche Felder zu ergänzen.

Bei einem größeren Kundenstamm verwenden Sie Geschäftspartner importieren, um Daten aus einer CSV- oder XLSX-Datei einzulesen. Dieser Vorgang ist vom Import einer PDF-Rechnung getrennt.

Geschäftspartner in KSeFGPT hinzufügen

Melden Sie sich an, wählen Sie ein Unternehmen und speichern Sie alle Geschäftspartnerdaten in einem Datensatz.

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