Schriftliche Anleitung

Was Sie tun werden

Als Käufer der Waren oder Dienstleistungen stellen Sie eine Rechnung im Namen und für Rechnung des Verkäufers aus. Der Lieferant bleibt im Abschnitt Verkäufer, Ihr Unternehmen ist der Käufer und KSeFGPT speichert die Self-Billing-Kennzeichnung P_17 = 1.

Nach der Prüfung senden Sie das Dokument an KSeF und warten auf den endgültigen Status. Die Auswahl dieses Modus im Formular ersetzt weder die Vereinbarung mit dem Verkäufer noch das vereinbarte Freigabeverfahren für Rechnungen oder die erforderlichen KSeF-Berechtigungen.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen

Self-Billing bedeutet, dass der Käufer die Rechnung im Namen des Verkäufers ausstellt. Die rechtlichen Anforderungen sowie die Regeln für Vereinbarung und Berechtigungen erläutert der Leitfaden Self-Billing in KSeF: Was es ist und wie man den Massenimport optimiert.

Element	Beschreibung
Vereinbarung mit dem Verkäufer	Vor der ersten Rechnung müssen Käufer und Verkäufer eine Vereinbarung schließen, die den Käufer zur Rechnungsausstellung im Namen und für Rechnung des Verkäufers ermächtigt.
Freigabe der Rechnungen	Die Vereinbarung muss das Verfahren festlegen, nach dem der Verkäufer einzelne Rechnungen freigibt. Halten Sie die von den Parteien vereinbarte Vorgehensweise und die Fristen ein.
KSeF-Berechtigungen	Die Person oder Stelle, die das Dokument sendet, benötigt in KSeF eine Berechtigung zur Rechnungsausstellung im Namen des Verkäufers. Die bloße Verbindung des eigenen Unternehmens mit KSeF verleiht dieses Recht nicht.
Zugriff in KSeFGPT	Ein aktives Rechnungsmodul und Zugriff auf Ausstellen. Ein Organisationsmitglied benötigt die Berechtigungen invoices:read und invoices:send.
Unternehmen in KSeFGPT	Wählen Sie das Unternehmen aus, das Käufer ist. Für den Versand muss dort das passende KSeF-Token oder -Zertifikat eingerichtet sein.
Verkäuferdaten	Bereiten Sie Name, NIP, Adresse und gegebenenfalls das Bankkonto des Lieferanten vor, in dessen Namen Sie das Dokument ausstellen.
Rechnungsdaten	Bereiten Sie Rechnungsnummer und -daten, Ausstellungsort, Positionen, Mengen, Preise, Umsatzsteuersätze, Beträge und Zahlungsbedingungen vor.
Ausgangspunkt	Wählen Sie nach der Anmeldung das Unternehmen aus, das Käufer ist, und öffnen Sie Rechnungen → Ausstellen.
Dauer	Etwa 5–10 Minuten, sobald Daten und Berechtigungen vorbereitet sind.
Folge des Versands	Nach der Annahme durch KSeF erhält das Dokument eine KSeF-Nummer. Senden Sie es erst, wenn die Rollen der Parteien und die Verkäuferdaten stimmen.

01Schritt

Beginnen Sie mit dem Ausstellen einer neuen Rechnung

Wählen Sie im Unternehmensumschalter die Stelle aus, die die Waren oder Dienstleistungen gekauft hat und das Dokument als Käufer ausstellt. Öffnen Sie danach Rechnungen → Ausstellen und wählen Sie die Karte Rechnung mit der Beschreibung Neue Rechnung ausstellen.

KSeFGPT öffnet ein bearbeitbares Dokument. Die Daten des ausgewählten Unternehmens erscheinen zunächst unter Verkäufer. Im nächsten Schritt ändern Sie den Modus und ordnen die Parteien für das Self-Billing richtig an.

02Schritt

Wählen Sie Käufer (Self-Billing)

Wählen Sie unter Ausstellen als die Option Käufer (Self-Billing). KSeFGPT aktiviert die Self-Billing-Kennzeichnung und zeigt unter den Parteien die Schaltfläche Verkäufer und Käufer tauschen an.

Unmittelbar nach der Auswahl kann das aktive Unternehmen weiterhin als Verkäufer angezeigt werden. Erfassen Sie noch keine weiteren Daten, bevor Sie die Parteien im nächsten Schritt geprüft und korrigiert haben.

03Schritt

Ordnen Sie Verkäufer und Käufer den richtigen Abschnitten zu

Wenn die Daten Ihres Unternehmens unter Verkäufer stehen, wählen Sie Verkäufer und Käufer tauschen. Tragen Sie danach unter Verkäufer den Lieferanten ein, in dessen Namen Sie die Rechnung ausstellen, und lassen Sie Ihr Unternehmen unter Käufer stehen.

Prüfen Sie insbesondere die Namen und NIP beider Parteien. Der Verkäufer ist der Lieferant der Waren oder Dienstleistungen und der Steuerpflichtige, in dessen Namen die Rechnung ausgestellt wird. Der Käufer ist das in KSeFGPT ausgewählte Unternehmen, das das Dokument im Self-Billing-Verfahren ausstellt.

Wenn die Rechnung ein Zahlungskonto enthält, geben Sie das Konto des Verkäufers an. Verwenden Sie nicht automatisch das Konto Ihres eigenen Unternehmens, das Käufer ist.

04Schritt

Vervollständigen Sie Rechnungsdaten und Positionen

Geben Sie Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Verkaufsdatum oder Abrechnungszeitraum und Ausstellungsort ein. Fügen Sie mindestens eine Position mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und passendem Umsatzsteuersatz hinzu.

Ergänzen Sie Zahlungsfrist und -art sowie alle weiteren für den Vorgang erforderlichen Felder. Netto-, Steuer- und Bruttobeträge müssen der mit dem Verkäufer vereinbarten Abrechnung und dem Freigabeverfahren aus der Self-Billing-Vereinbarung entsprechen.

Die Leiste über dem Dokument zeigt fehlende Felder und XML-Fehler. Fahren Sie erst fort, wenn keine Fehler mehr vorhanden sind und beide Parteien weiterhin in den richtigen Abschnitten stehen.

05Schritt

Prüfen Sie die Self-Billing-Kennzeichnung

Prüfen Sie unter Bearbeiten, ob unter Ausstellen als weiterhin Käufer (Self-Billing) ausgewählt ist. Sie können zusätzlich XML öffnen und nach P_17 suchen.

Bei einer Rechnung in diesem Verfahren sollte das XML <P_17>1</P_17> enthalten. Der Wert 2 bedeutet, dass das Dokument nicht als Self-Billing gekennzeichnet ist. Kehren Sie zu Bearbeiten zurück und wählen Sie erneut die richtige Option.

06Schritt

Senden Sie die Rechnung an KSeF

Kehren Sie zu Bearbeiten zurück und prüfen Sie die ausgewählte Autorisierungsmethode. Aktivieren Sie Ich übernehme die volle Verantwortung für die Richtigkeit der an KSeF gesendeten Daten und wählen Sie anschließend An KSeF senden.

Zuerst erscheint Rechnung an KSeF gesendet. Dies ist ein Wartestatus und noch keine endgültige Bestätigung der Rechnungsausstellung. KSeFGPT aktualisiert den Sitzungsstatus weiter.

Wenn KSeF das Dokument wegen einer fehlenden Berechtigung zum Handeln im Namen des Verkäufers ablehnt, ersetzen Sie den Verkäufer nicht durch Ihr eigenes Unternehmen. Richten Sie zuerst die passende KSeF-Berechtigung ein und senden Sie danach das korrigierte Dokument erneut.

Endzustand

Prüfen Sie das Ergebnis

Der Vorgang ist abgeschlossen, wenn Rechnung von KSeF akzeptiert angezeigt wird. Prüfen Sie Referenznummer, endgültige Statusbeschreibung und die dem Dokument zugewiesene KSeF-Nummer.

Auf der akzeptierten Rechnung muss der Lieferant Verkäufer und Ihr Unternehmen Käufer sein; die Self-Billing-Kennzeichnung muss P_17 = 1 entsprechen. Bewahren Sie Dokument und UPO auf und führen Sie das mit dem Verkäufer vereinbarte Freigabeverfahren durch.

Fehlerdiagnose

Wenn etwas nicht funktioniert

Vergleichen Sie das sichtbare Problem mit der folgenden Tabelle.

Problem	Wahrscheinliche Ursache	Lösung
Käufer (Self-Billing) ist nicht sichtbar	Sie befinden sich nicht im bearbeitbaren Formular für eine neue Rechnung.	Öffnen Sie Rechnungen → Ausstellen → Rechnung. Die Option befindet sich unter Ausstellen als über Verkäufer und Käufer.
Ihr Unternehmen ist weiterhin Verkäufer	Self-Billing wurde aktiviert, aber die Parteien wurden nicht getauscht.	Wählen Sie Verkäufer und Käufer tauschen, tragen Sie den Lieferanten unter Verkäufer und Ihr Unternehmen unter Käufer ein.
Das XML enthält <P_17>2</P_17>	Der Modus Verkäufer ist gewählt oder der Moduswechsel wurde nicht übernommen.	Kehren Sie zu Bearbeiten zurück, wählen Sie Käufer (Self-Billing), warten Sie auf die Neugenerierung des XML und prüfen Sie P_17 erneut.
An KSeF senden ist deaktiviert	Ein Pflichtfeld, mindestens eine Position, ein gültiges XML oder die Verantwortungsbestätigung fehlt.	Ergänzen Sie die in der Validierungsleiste genannten Angaben, beheben Sie die XML-Fehler und aktivieren Sie die Bestätigung.
Eine KSeF-Verbindungsfehlermeldung erscheint	Das ausgewählte Unternehmen hat kein aktives Token oder Zertifikat oder die Zugangsdaten sind abgelaufen.	Richten Sie die Verbindung in den Einstellungen ein und prüfen Sie, ob die Autorisierungsmethode die Berechtigung zur Rechnungsausstellung im Namen des Verkäufers umfasst.
Der Endstatus lautet Rechnung von KSeF abgelehnt	KSeF hat einen Dokument- oder Berechtigungsfehler gemeldet; möglicherweise fehlt das Recht zur Ausstellung im Namen des angegebenen Verkäufers.	Lesen Sie Fehlercode und Beschreibung. Prüfen Sie die KSeF-Ermächtigung, die NIP des Verkäufers, die Rollen der Parteien und P_17 und beheben Sie die Ursache vor einem erneuten Versand.

Wie geht es weiter?

Leiten Sie die Rechnung gemäß dem in der Vereinbarung mit dem Verkäufer festgelegten Verfahren zur Freigabe weiter und bewahren Sie einen Nachweis über die Durchführung in Ihrem Dokumentenprozess auf.

Laden Sie das UPO herunter und prüfen Sie das Dokument in der Rechnungsliste. Kontrollieren Sie bei jeder weiteren Rechnung erneut Verkäufer, Käufer, P_17 und die aktuellen Berechtigungen; gehen Sie nicht davon aus, dass die vorherige Konfiguration weiterhin gilt.

Eine ausführlichere Erklärung der Vereinbarung, Dokumentfreigabe, Berechtigungen und des Massenimports finden Sie unter Self-Billing in KSeF.

Rechnung im Self-Billing-Verfahren ausstellen

Melden Sie sich an, wählen Sie das Unternehmen aus, das Käufer ist, und bereiten Sie das Dokument im Namen des Verkäufers vor.

Bei KSeFGPT anmelden

Wie stelle ich in KSeFGPT eine Rechnung im Self-Billing-Verfahren aus?