Wie prüfen Sie, ob KSeF von einer Störung betroffen ist?

Sie klicken auf Senden, aber KSeF antwortet nicht. Bevor Sie von einer Systemstörung ausgehen, klären Sie, wo das Problem liegt: beim polnischen Finanzministerium, etwa durch Störung, Nichtverfügbarkeit oder Wartung, oder auf Ihrer Seite, etwa bei Internetverbindung, Zertifikat, Berechtigungen oder fehlerhaften FA(3)-XML-Daten. Von dieser Diagnose hängen der Ausstellungsmodus und die Übermittlungsfrist ab.

Verbindliche Informationsquellen sind die Mitteilungen des polnischen Finanzministeriums und die öffentliche Status-API Latarnia KSeF. KSeFGPT bietet unter ksefgpt.pl/de/status einen öffentlichen Statusmonitor, der Daten direkt aus Latarnia KSeF des Ministeriums abruft und alle 60 Sekunden automatisch aktualisiert.

Die Übermittlungsfrist hängt vom Systemzustand ab. Nach einer angekündigten Nichtverfügbarkeit übermitteln Sie die Rechnung gemäß Art. 106nh des polnischen Umsatzsteuergesetzes spätestens am nächsten Arbeitstag. Nach einer Störung haben Sie gemäß Art. 106nf 7 Arbeitstage. Bei einem Totalausfall werden Rechnungen nicht nachträglich an KSeF übermittelt. Bei einem gewöhnlichen Verbindungsproblem auf Ihrer Seite nutzen Sie offline24 gemäß Art. 106nda.

Öffnen Sie den KSeFGPT-Statusmonitor oder fragen Sie die öffentliche Latarnia-KSeF-API des polnischen Finanzministeriums ab. Zeigt der Status Ausfall oder Totalausfall, liegt das Problem beim Ministerium. Steht dort Verfügbar, prüfen Sie Ihre Internetverbindung, Ihr Zertifikat und Ihre Berechtigungen.

Gehen Sie bei der Schnelldiagnose in dieser Reihenfolge vor:

1. Prüfen Sie den öffentlichen Systemstatus. Der KSeFGPT-Monitor unter /de/status zeigt den aktuellen Zustand des produktiven KSeF anhand der Daten des Ministeriums.

2. Prüfen Sie die technischen Mitteilungen des Ministeriums. Dort erscheinen Hinweise zu Wartung, Nichtverfügbarkeit und Störungen.

3. Schließen Sie ein Problem auf Ihrer Seite aus. Prüfen Sie Internetverbindung, Gültigkeit des Zertifikats, Berechtigungen zur Rechnungsausstellung und die XML-Daten.

Dies ist die wichtigste Unterscheidung bei der Diagnose. Eine Störung beim Finanzministerium betrifft alle Steuerpflichtigen gleichzeitig: Latarnia KSeF meldet einen Ausfall, eine technische Mitteilung erscheint und Fehler treten unabhängig von der verwendeten Software auf. Ein lokales Problem betrifft nur Sie: Der Status des Ministeriums zeigt Verfügbar, während andere Nutzer Rechnungen ohne Schwierigkeiten übermitteln.

Verwechseln Sie einen technischen HTTP-Fehler wie Timeout oder 5xx-Antwort nicht mit dem rechtlichen Status einer Störung. Eine fehlgeschlagene Anfrage ist noch keine KSeF-Störung im Sinne des polnischen Umsatzsteuergesetzes. Das Finanzministerium muss die Störung offiziell bekannt geben. Erst dann gilt das Offline-Verfahren mit einer Übermittlungsfrist von 7 Arbeitstagen.

Die Tabelle führt durch die häufigsten Symptome und zeigt, wo Sie nach der Ursache suchen sollten.

Die wichtigste Quelle sind die technischen KSeF-Mitteilungen des Ministeriums. Dort veröffentlicht das polnische Finanzministerium Informationen zu Wartung, Nichtverfügbarkeit und Störungen. Wartungsarbeiten werden vorab angekündigt, Störungen nach ihrer Feststellung. Ein Totalausfall wird zusätzlich über Massenmedien bekannt gegeben.

Den aktuellen Systemstatus stellt die öffentliche Latarnia-KSeF-API des Ministeriums unter api-latarnia.ksef.mf.gov.pl bereit. Externe Statusdienste wie der KSeFGPT-Monitor nutzen diese Quelle. Allgemeine Aktualisierungen erscheinen in den KSeF News. Für individuelle Fragen ist die KSeF-Hotline unter +48 22 330 03 30 erreichbar.

Stützen Sie die Diagnose nicht ausschließlich auf soziale Medien. Beiträge von Nutzern beschreiben Symptome, aber nur offizielle Mitteilungen des Finanzministeriums bestimmen den rechtlichen Störungsstatus und die daraus folgende Übermittlungsfrist.

KSeFGPT stellt unter ksefgpt.pl/de/status einen öffentlichen KSeF-Statusmonitor bereit. Er zeigt einen aktuellen Zustand des produktiven KSeF und ruft die Daten direkt aus der öffentlichen Latarnia-KSeF-API des polnischen Finanzministeriums ab, ohne die Informationen zu verändern oder zu verzögern.

Die Seite aktualisiert den Status automatisch alle 60 Sekunden, bietet eine Schaltfläche zur manuellen Aktualisierung und zeigt den Zeitpunkt der letzten Abfrage. Sie unterscheidet vier Zustände: Verfügbar, Geplante Wartung, Ausfall und Totalausfall. Können die Daten nicht abgerufen werden, erscheint ein unbekannter Zustand. Unter dem Status finden Sie aktive Mitteilungen des Ministeriums zu Störungen, geplanten Wartungen und der Wiederherstellung der Verfügbarkeit.

Der Monitor ist öffentlich und erfordert kein Konto. Er zeigt den aktuellen Zustand und aktive Mitteilungen, aber keine Verfügbarkeitshistorie oder historischen Statistiken. Speichern Sie die Seite als Lesezeichen, wenn Sie bei Versandproblemen schnell prüfen möchten, ob die Ursache beim Ministerium liegt.

Für Anwendungsnutzer zeigt sich eine Störung meist dadurch, dass der Versand fehlschlägt oder nicht abgeschlossen wird, das Dokument keine KSeF-Nummer erhält und trotz korrekt vorbereiteter Datei kein UPO, also keine amtliche Empfangsbestätigung, erscheint. Integratoren sehen Verbindungs-Timeouts, 5xx-Antworten des KSeF-Gateways und Sitzungen ohne Endstatus.

Achten Sie auf Fehlalarme. Rechnungsstatus 100, zur weiteren Verarbeitung angenommen, und Status 150, Verarbeitung läuft, sind normale Übergangszustände und kein Anzeichen einer Störung. Besonders größere Dokumentpakete benötigen Verarbeitungszeit. Auch ein fehlendes UPO weist nicht immer auf ein Systemproblem hin: Das Dokument kann noch verarbeitet oder mit einem konkreten Fehlercode abgelehnt worden sein.

Prüfen Sie vor der Annahme einer Störung den Status derselben Rechnung und Sitzung. Lesen Sie dazu Rechnungsstatus in KSeF nach dem Versand prüfen und UPO in KSeF fehlt. Wurde das Dokument mit einem Fehlercode abgelehnt, hilft Rechnung von KSeF abgelehnt.

Die polnischen Vorschriften unterscheiden mehrere Systemzustände mit jeweils eigenem Arbeitsverfahren und eigener Übermittlungsfrist. Eine angekündigte Nichtverfügbarkeit einschließlich Wartung wird vorab im BIP MF veröffentlicht. Eine Störung ist ungeplant und wird im BIP MF und in offiziellen Mitteilungen bekannt gegeben. Ein Totalausfall ist ein Ausnahmezustand, der über Massenmedien bekannt gegeben wird.

Zum Vergleich enthält die Tabelle auch offline24. Dies ist kein Systemzustand, sondern eine freiwillige Entscheidung des Steuerpflichtigen, wenn ein lokales Problem wie ein Internetausfall vorliegt, während KSeF selbst normal funktioniert.

Bestätigen Status und Mitteilungen des Finanzministeriums eine Störung oder Nichtverfügbarkeit, wechseln Sie in den Offline-Modus. Sie erstellen weiterhin eine strukturierte Rechnung: Als Ausstellungsdatum gilt das Datum aus dem Feld P_1 der FA(3)-XML-Datei, und der Käufer erhält eine Visualisierung mit QR-Codes. Für die korrekte Kennzeichnung im Offline-Modus benötigen Sie ein KSeF-Zertifikat. Beantragen Sie es daher vor einer Störung und nicht erst während der Nichtverfügbarkeit.

Führen Sie eine einfache Liste der während der Störung oder Nichtverfügbarkeit ausgestellten Rechnungen und überwachen Sie die verbleibende Frist. Nach der Meldung des Störungsendes haben Sie gemäß Art. 106nf des polnischen Umsatzsteuergesetzes 7 Arbeitstage. Nach einer angekündigten Nichtverfügbarkeit gilt gemäß Art. 106nh spätestens der nächste Arbeitstag. Eine verspätete Übermittlung kann nach den allgemeinen polnischen finanzstrafrechtlichen Regeln Folgen haben. Betrachten Sie die volle Frist daher nicht als frei verfügbare Reserve.

Prüfen Sie den Status der ursprünglichen Sitzung, bevor Sie dieselbe Rechnung während der Systemprobleme erneut senden. Hat die erste Übermittlung KSeF doch erreicht, führt ein weiterer Versuch nach Wiederherstellung des Dienstes zum Duplikatfehler 440 und erschwert die Nachverfolgung.

Liegt das Problem auf Ihrer Seite und KSeF funktioniert, stellen Sie Verbindung, Zertifikat oder Berechtigungen wieder her und senden Sie die Rechnung online. Dauert die Behebung länger, nutzen Sie offline24 und übermitteln Sie unverzüglich, spätestens am nächsten Arbeitstag nach der Ausstellung. Alle Fristen für Online-Versand, offline24, Nichtverfügbarkeit und Störung finden Sie in Fristen für die Übermittlung einer Rechnung an KSeF.

1. Ein Problem mit der eigenen Verbindung oder dem Zertifikat wird als Störung des Finanzministeriums betrachtet. Zeigt der Status Verfügbar und sind nur Sie betroffen, gilt Art. 106nf nicht.

2. Eine geplante Wartung wird mit einer Störung verwechselt. Wartung wird vorab angekündigt und hat eine andere Übermittlungsfrist: den nächsten Arbeitstag nach ihrem Ende gemäß Art. 106nh statt 7 Arbeitstage nach einer Störung gemäß Art. 106nf.

3. Ein ausstehender Status 100 oder 150 wird als Störung gewertet. Dies sind normale Übergangszustände der Verarbeitung. Überwachen Sie dieselbe Rechnung, statt sie erneut zu senden.

4. Ein fehlendes UPO wird mit einer Störung gleichgesetzt. Die Rechnung kann noch verarbeitet oder abgelehnt worden sein, oder Sie suchen in der falschen Sitzung beziehungsweise im falschen NIP-Kontext.

5. Die Diagnose stützt sich nur auf soziale Medien. Über eine Störung im rechtlichen Sinne entscheiden die Mitteilungen des Finanzministeriums und nicht die Anzahl der Nutzerbeiträge.

6. Dieselbe Rechnung wird während einer Störung erneut gesendet. Nach Wiederherstellung des Systems droht Duplikatfehler 440. Prüfen Sie zuerst die ursprüngliche Sitzung.

Wenn KSeF nicht mehr antwortet, folgen Sie immer derselben Reihenfolge: öffentlichen Systemstatus prüfen, Problemseite bestimmen, passendes Ausstellungs- und Übermittlungsverfahren wählen und anschließend die Frist einhalten.

Diese vier Beiträge helfen Ihnen bei den nächsten Diagnoseschritten:

Rechnungsstatus in KSeF nach dem Versand prüfen - Bedeutung der Status 100, 150 und 200 sowie Auswertung von Sitzungs- und Dokumentstatus.

UPO in KSeF fehlt - vollständige Diagnose, wenn nach dem Versand keine Bestätigung sichtbar ist.

Rechnung von KSeF abgelehnt - Fehlercodes lesen und Fehler vor dem erneuten Versand korrigieren.

Fristen für die Übermittlung einer Rechnung an KSeF - Fristen für Online-Versand, offline24, Nichtverfügbarkeit und Störungen im Überblick.