MF planuje e-VAT i bezpłatną e-kasę. Co ma się zmienić w rozliczeniach firm

Ministerstwo Finansów przedstawiło 18 września 2026 r. propozycje e-VAT i Krajowej e-Kasy Rejestrującej, czyli KeKR. Pierwsze rozwiązanie ma pomagać w przygotowaniu rozliczenia VAT, drugie w rejestrowaniu sprzedaży i wystawianiu paragonów.

Według wrześniowych założeń e-VAT podatnik nadal ma sprawdzać dane, uzupełniać brakujące informacje i aktywnie zatwierdzać wysłanie rozliczenia. Sam upływ terminu nie ma oznaczać akceptacji wstępnego JPK.

MF zaproponowało 1 lipca 2028 r. dla zmian dotyczących elektronizacji sprzedaży detalicznej oraz IV kwartał 2029 r. dla pierwszej grupy e-VAT. To harmonogram propozycji, odrębny od ogłoszonych przepisów dotyczących kas programowych.

Dla przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż detaliczną ewidencja na kasie i rozliczenie VAT są powiązanymi, ale różnymi zadaniami. Zapowiedzi MF z września 2026 r. dotyczą obu tych obszarów. Administracja miałaby przygotowywać wstępny JPK z deklaracją, a państwowa aplikacja fiskalna pomagać w obsłudze paragonów. Poniżej wyjaśniamy treść tych propozycji oraz osobne, ogłoszone zmiany prawa dotyczące kas programowych. Najważniejsze dla firmy jest rozróżnienie pomocy w przygotowaniu danych od skutecznego złożenia rozliczenia.

W e-VAT chodzi o wykorzystanie danych administracji do wstępnego wypełnienia rozliczenia. W KeKR chodzi o alternatywny sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży. Żadne z tych założeń nie oznacza, że podatnik może przestać sprawdzać dane albo że sprzedaż nie będzie już dokumentowana paragonami.

Jak miałoby działać wstępne rozliczenie e-VAT?

Do czego miałaby służyć KeKR?

Jakie zmiany prawa dotyczą kas programowych?

Jak odczytywać terminy zmian?

Co plan oznacza dla podziału pracy z księgowością?

Co firma powinna robić teraz?

Jak uporządkować pracę na fakturach?

Najczęściej zadawane pytania

Przy ocenie zmian pytaj osobno o sposób prowadzenia ewidencji, czynność zatwierdzającą rozliczenie i datę zastosowania konkretnego przepisu. Jedna zapowiedź aplikacji nie odpowiada na wszystkie trzy pytania.

Pierwszy etap usługi nie jest terminem dla wszystkich podatników. Z kolei dopuszczenie kas programowych dla określonych czynności nie oznacza, że każda firma może wybrać dowolny program zamiast urządzenia fiskalnego.

Wpis UD473, opublikowany 15 września 2026 r. w wykazie prac Rady Ministrów, opisuje możliwość otrzymania wstępnie wypełnionego JPK VAT wraz z deklaracją przez konto w e-Urzędzie Skarbowym. Komunikat MF z 18 września przedstawia e-VAT jako rozwiązanie dobrowolne. Podatnik ma móc pozostać przy dotychczasowym sposobie przesyłania rozliczenia.

Zgoda i dostęp: podatnik ma wyrazić zgodę na przygotowanie wstępnego rozliczenia i otrzymać je przez konto w e-Urzędzie Skarbowym.

Sprawdzenie i uzupełnienie: podatnik ma przejrzeć przygotowane dane oraz dodać informacje, których Krajowa Administracja Skarbowa nie posiada.

Akceptacja i wysłanie: przekazanie rozliczenia do urzędu ma wymagać aktywnej akceptacji podatnika. Wrześniowe założenia wykluczają akceptację następującą automatycznie wraz z upływem terminu.

Wyobraźmy sobie detalistę, któremu administracja przygotowała wstępny JPK. Przedsiębiorca odkłada jego sprawdzenie, ponieważ dokument już pojawił się na koncie. Według opisanego modelu samo przygotowanie dokumentu i nadejście terminu nie oznaczają złożenia rozliczenia. Ten przykład pokazuje, dlaczego przygotowanie danych i zatwierdzenie rozliczenia są odrębnymi czynnościami.

W praktyce firma nadal potrzebowałaby osoby odpowiedzialnej za końcową kontrolę i zatwierdzenie. Obecną relację faktur do rozliczeń wyjaśnia artykuł KSeF a JPK. Jak system faktur działa z rodziną struktur JPK?. To osobny temat od projektowanego przygotowywania e-VAT przez administrację.

Krajowa e-Kasa Rejestrująca ma być, według wrześniowego opisu UD473, alternatywą dla dotychczas używanych urządzeń fiskalnych. MF proponuje bezpłatną aplikację służącą wystawianiu i przechowywaniu paragonów. Dla sprzedawcy oznaczałoby to zmianę narzędzia obsługi sprzedaży, nie rezygnację z jej ewidencji.

Zakres opisany w projekcie obejmuje także raporty fiskalne dobowe i miesięczne potrzebne do rozliczenia VAT oraz ewidencję zwrotów i oczywistych omyłek. Paragon nie jest więc jedynym elementem planowanej obsługi. Firma musi uwzględniać także to, co dzieje się po sprzedaży, na przykład zwrot towaru.

We wrześniowych założeniach zasadą pozostaje papierowy paragon dla klienta. E-paragon ma być wydawany na jego żądanie. Projekt przewiduje ulgę na drukarkę do paragonów KeKR, dlatego nie należy planować procesu tak, jakby każda transakcja miała być obsługiwana bez wydruku.

KeKR nie jest nazwą każdej kasy działającej w postaci oprogramowania. Nie należy też utożsamiać e-paragonu z fakturą wysyłaną do KSeF. Odrębne zagadnienie opisujemy w materiale o paragonie z NIP i fakturach uproszczonych.

Osobną ścieżką są zmiany przepisów o kasach rejestrujących mających postać oprogramowania. Rozporządzenie z 29 września 2025 r., ogłoszone w Dzienniku Ustaw pod poz. 1345, weszło w życie 1 kwietnia 2026 r. Rozszerzyło zakres czynności, dla których dopuszczono takie kasy.

Dodane pozycje obejmują dostawy towarów przez urządzenia obsługiwane przez klienta, które bezobsługowo przyjmują należność i wydają towar, oraz usługi świadczone przez takie urządzenia, w tym urządzenia biletowe. Uwzględniono też usługi parkingu świadczone drogą elektroniczną, na przykład przez aplikację lub przeglądarkę. Rozporządzenie nadało również nowe brzmienie pozycji dotyczącej mycia i czyszczenia samochodów oraz podobnych usług.

Znaczenie mają warunki opisane w przepisie, a nie samo potoczne określenie działalności jako parkingu czy sprzedaży automatycznej. To konkretne rozszerzenie możliwości używania kas programowych. Nie jest ogólnym zwolnieniem z ewidencji ani dopuszczeniem dowolnej aplikacji dla każdego sklepu.

Z kolei ustawa z 4 września 2026 r., ogłoszona 29 września pod poz. 1270, przewiduje zmianę ram regulacji kas programowych. Jej art. 1 pkt 27 oraz art. 7 mają wejść w życie 1 stycznia 2028 r. Dotyczą m.in. podstawy określania wymagań technicznych, używania kas, ewidencji i dokumentów oraz utraty mocy dotychczasowych przepisów wykonawczych.

Zmiana tych ram zachowuje znaczenie bezpieczeństwa danych, przesyłania ich do Centralnego Repozytorium Kas i prawa nabywcy do dowodu zakupu. Utrata mocy dotychczasowych rozporządzeń nie oznacza zniesienia ewidencji sprzedaży. Ustawa ta jest odrębnym aktem od opisu planów e-VAT i KeKR.

W harmonogramie trzeba odróżnić wejście konkretnego przepisu od proponowanego wdrożenia usługi. Poniższa tabela zestawia daty z wrześniowych materiałów MF z terminami dwóch ogłoszonych aktów. Nie są to kolejne etapy jednego obowiązku dla każdej firmy.

Wpis UD473 z 15 września wskazywał IV kwartał 2026 r. jako planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów. Takiego terminu nie należy odczytywać jako daty wejścia ustawy w życie. Podobnie proponowany termin zmian detalicznych nie jest datą publikacji aplikacji w sklepie.

Praktycznym skutkiem opisanego modelu e-VAT byłoby przesunięcie części pracy z wprowadzania danych na ich kontrolę. Przygotowany dokument nadal wymagałby oceny, czy zawiera informacje potrzebne do rozliczenia danej firmy. Warto więc planować nie tylko źródło danych, lecz także osobę odpowiedzialną za ich sprawdzenie.

W sprzedaży detalicznej sama obsługa paragonu nie wyczerpuje procesu. Zwroty, oczywiste omyłki i raporty muszą trafić do właściwej ewidencji. To właśnie dlatego zakres proponowanej KeKR ma znaczenie również dla księgowości, a nie tylko dla pracownika przyjmującego płatność.

Wniosek organizacyjny jest prosty: po zmianie narzędzia trzeba nadal wiedzieć, kto rejestruje sprzedaż, kto wyjaśnia rozbieżności i kto zatwierdza rozliczenie. Nie jest to nowy obowiązek wyprowadzony z zapowiedzi, lecz sposób przygotowania firmy do proponowanego podziału zadań.

Nie zmieniaj sposobu ewidencji ani obsługi VAT wyłącznie na podstawie harmonogramu zapowiedzi. Przy decyzji o narzędziu znaczenie mają przepisy właściwe dla Twojej działalności i rzeczywista możliwość zastosowania rozwiązania.

Sprawdź czynności firmy: ustal z księgowością, czy mieszczą się w warunkach używania kas programowych. Sama przynależność do podobnej branży nie wystarcza.

Zachowaj kontrolę danych: określ, kto sprawdza faktury, raporty, zwroty i omyłki oraz kto pilnuje złożenia rozliczenia. Wstępne przygotowanie danych nie zastępuje końcowej akceptacji w modelu e-VAT.

Oceniaj wdrożenie osobno od zapowiedzi: przed zmianą procesu sprawdź właściwe przepisy, ich daty zastosowania i faktyczne udostępnienie usługi. Nie traktuj planu pierwszego etapu jako terminu dla wszystkich podatników.

Niezależnie od wrześniowych planów MF można uporządkować obecną obsługę faktur. W KSeFGPT fakturę wystawisz w formularzu lub Czacie AI, wyślesz ją do KSeF i pobierzesz czytelną wizualizację po polsku, angielsku, ukraińsku lub niemiecku. To proces dotyczący faktury, nie zatwierdzania rozliczenia VAT w projektowanym e-VAT ani prowadzenia kasy KeKR.

Najpierw ustal, które zadania wykonuje przedsiębiorca, a które księgowość. Dopiero do tego podziału dobieraj narzędzia. Szerszy kontekst cyfryzacji podatku przedstawia artykuł o ViDA i jej znaczeniu dla polskiego przedsiębiorcy.

Paragon z NIP po 1 stycznia 2027 - koniec faktur uproszczonych poza KSeF

Czym jest ViDA i jaki ma wpływ na polskiego przedsiębiorcę?

KSeF a JPK. Jak system faktur działa z rodziną struktur JPK?

KSeF dla małych firm. Jak wybrać aplikację do faktur i pracy z księgowością w 2026 roku