Wie sende ich eine Rechnungsbenachrichtigung mit PDF?
Senden Sie jede neu in KSeF empfangene Rechnung als PDF in einer eigenen E-Mail. Wählen Sie Empfänger und Sprache, speichern Sie den Ablauf und prüfen Sie das Ergebnis.
- Modul
- Automatisierung
- Lesezeit
- 6 min
- Schwierigkeitsgrad
- Mittel
Befolge die Anleitung sorgfältig, dann schaffst du es bestimmt
- Veröffentlicht
- 15. September 2026
- Autor
- Rafał Zeidler
- Format
- Textanleitung und Video
Schriftliche Anleitung
Was Sie erreichen
Sie erstellen eine Automatisierung, die jede neu erkannte Eingangsrechnung als PDF-Visualisierung an eine festgelegte E-Mail-Adresse sendet. Jede Rechnung erhält eine eigene Nachricht. Das PDF entsteht aus der Rechnung in KSeF; Sie wählen keine Datei vom Computer aus.
Das Beispiel leitet Rechnungen an die Buchhaltung weiter. Diese Aktion verwendet den E-Mail-Versand von KSeFGPT und benötigt keinen eigenen SMTP-Server.
Voraussetzungen
Bevor Sie beginnen
Video und Screenshots zeigen die echte Oberfläche mit Demonstrationsdaten. Der gezeigte Verlauf bestätigt weder eine tatsächliche Zustellung noch die PDF-Erzeugung. Prüfen Sie den vollständigen Vorgang nach einem neuen Ereignis in Ihrem Postfach.
| Punkt | Voraussetzung |
|---|---|
| Zugriff | Ausgewähltes Unternehmen, verfügbare Automatisierung und Berechtigung zur Verwaltung der Abläufe. Organisationsmitglieder benötigen automation:manage. |
| KSeF-Verbindung | Funktionierender KSeF-Token mit Zugriff auf die Rechnungen des Unternehmens. Die aktuelle Erzeugung dieses Anhangs nutzt einen Token; ein Zertifikat allein reicht für diesen Ablauf nicht aus. |
| Empfänger | Postfach für die Rechnungen. Ersetzen Sie die Beispieladresse accounting@example.test durch Ihre eigene. |
| Startpunkt | Nach der Anmeldung Automatisierungen öffnen und das richtige Unternehmen auswählen. |
| Zeit und Wirkung | Etwa 5 Minuten Einrichtung sowie Wartezeit auf eine neue Rechnung. Ein aktiver Ablauf sendet Dokumente automatisch an die angegebenen Empfänger. |
Prozessvideo
0:65Erstellen Sie einen Ablauf, der jede neue Rechnung einzeln als PDF per E-Mail sendet.
Leeren Ablauf erstellen
Wählen Sie in der Übersicht Neuer Workflow. Bei leerer Liste verwenden Sie Erstellen Sie Ihren ersten Workflow. Tragen Sie unter Name beispielsweise „Rechnungs-PDFs für die Buchhaltung“ ein.
Behalten Sie die Vorlage Od zera und klicken Sie auf Workflow erstellen. Der Vorlagenname kann auf Polnisch erscheinen. Der leere Editor öffnet sich.
Ereignis festlegen und Sammelmodus ausschalten
Klicken Sie auf Auslöser wählen, wählen Sie KSeF-Ereignis, bewegen Sie den Zeiger über KSeF-Ereignis-Auslöser und klicken Sie auf Bearbeiten.
Wählen Sie Rechnung empfangen. Lassen Sie Sammelmodus ausgeschaltet und klicken Sie im Dialog auf Speichern. Jede erkannte Rechnung löst einen eigenen Lauf mit ihrer KSeF-Nummer aus. Ein Sammelereignis mit mehreren Rechnungen enthält keine einzelne Rechnungsnummer für den Anhang.
Aktion zum E-Mail-Versand hinzufügen
Klicken Sie unter dem Auslöser auf Schritt hinzufügen und wählen Sie in Aktionen die Aktion E-Mail senden.
Wählen Sie genau diese Aktion. Benachrichtigung senden nutzt eine separate Integration; Sammel-E-Mail senden fasst mehrere Rechnungen zusammen. Diese Aktionen haben den hier beschriebenen PDF-Schalter nicht.
Empfänger und Betreff eintragen
Bewegen Sie den Zeiger über E-Mail senden und klicken Sie auf Bearbeiten. Tragen Sie die Adresse in E-Mail-Adressen ein und klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche Empfänger hinzufügen. Die Adresse muss als eigene Markierung über dem Feld erscheinen.
Geben Sie unter Betreff beispielsweise „Neue Rechnung mit PDF“ ein. Fügen Sie immer mindestens einen Empfänger hinzu, auch wenn der Hinweis eine Standardadresse des Unternehmens nennt. Weitere Adressen fügen Sie genauso hinzu; jede erhält dasselbe PDF.
PDF-Anhang aktivieren und Sprache wählen
Aktivieren Sie Rechnungs-PDF anhängen. Wählen Sie unter Sprache der Rechnungs-PDF Deutsch oder Polnisch, Englisch beziehungsweise Ukrainisch.
Die Sprache der PDF-Visualisierung ist unabhängig von der Oberfläche. Der manuell eingetragene Betreff bleibt unverändert. Sie laden keine zusätzliche Datei hoch: KSeFGPT ruft die Rechnung anhand ihrer KSeF-Nummer ab und erstellt das PDF. Klicken Sie im Dialog auf Speichern.
Ablauf speichern und prüfen
Klicken Sie oben rechts im Editor auf Speichern. Warten Sie auf „Der Workflow wurde erfolgreich gespeichert.“. Das Speichern eines Bausteins ersetzt nicht das Speichern des gesamten Ablaufs.
Laden Sie die Seite neu und öffnen Sie E-Mail senden erneut. Prüfen Sie Empfänger, Betreff, aktivierten Anhang und Sprache. Schließen Sie mit Abbrechen. Der Editor muss zwei verbundene Bausteine zeigen: KSeF-Auslöser und E-Mail.
Automatisierung aktivieren
Kehren Sie mit dem Zurück-Pfeil zur Liste zurück. Öffnen Sie das Dreipunktmenü Ihres Ablaufs und wählen Sie Aktivieren. Prüfen Sie den Status Aktiv.
Warten Sie auf die Erkennung einer neu empfangenen Rechnung für dieses Unternehmen. Ausführen allein bestätigt weder das KSeF-Ereignis noch den Anhang der betreffenden Rechnung. Mit Deaktivieren im Menü stoppen Sie künftige Sendungen.
Verlauf nach einer neuen Rechnung prüfen
Wählen Sie im Menü Ausführungsverlauf. Öffnen Sie den neuen Lauf mit Status Abgeschlossen und prüfen Sie Auslöser und E-Mail senden.
Suchen Sie im Postfach des Empfängers nach dem Betreff und öffnen Sie das PDF. Vergleichen Sie Rechnungsnummer, KSeF-Nummer, Parteien und Betrag mit der richtigen Rechnung. Prüfen Sie auch die Sprache. Ein „ok“ im Verlauf allein bestätigt keine Zustellung ins Postfach.
Endzustand
Ergebnis prüfen
Der Ablauf ist aktiv, eine neue Rechnung hat einen abgeschlossenen Lauf und der Empfänger hat eine Nachricht mit einem lesbaren PDF der richtigen Rechnung erhalten. Erst die Prüfung der Datei im Postfach bestätigt das vollständige Ergebnis.
Zwei neue Rechnungen ergeben zwei einzelne E-Mails mit Anhängen. Mehrere Empfänger einer Aktion erhalten dieselbe PDF-Sprache.
Fehlerdiagnose
Wenn etwas nicht funktioniert
| Symptom | Ursache | Maßnahme |
|---|---|---|
| Keine PDF-Option sichtbar | Benachrichtigung über eine Integration oder Sammel-E-Mail gewählt. | Fügen Sie E-Mail senden hinzu und öffnen Sie die Einstellungen. |
| Adresse nicht hinzugefügt | Ungültige oder bereits vorhandene Adresse. | Korrigieren Sie die Adresse und prüfen Sie die Empfängermarkierung. Lassen Sie die Liste nicht leer. |
| Fehler wegen fehlender ksefNumber | Die Aktion erhielt keine einzelne Rechnung, etwa bei mehreren Rechnungen im Sammelmodus oder einem manuellen Lauf. | Deaktivieren Sie den Sammelmodus, speichern Sie und prüfen Sie einen Lauf nach einem neuen Rechnungseingang. |
| PDF-Abruf oder Erzeugung fehlgeschlagen | Der KSeF-Token konnte die Rechnung nicht lesen oder die Visualisierung konnte nicht erstellt werden. | Lesen Sie den Fehler und prüfen Sie den Token-Zugriff. Bei einem Fehler des PDF-Dienstes wenden Sie sich an den Support. Der Baustein bestätigt keinen Versand ohne Anhang. |
| Erfolgreicher Lauf, aber keine E-Mail | Der Erfolg bestätigt die Annahme durch den Versanddienst, nicht die Zustellung. | Prüfen Sie gespeicherte Adresse, Betreff und Spam. Nennen Sie dem Support bei Bedarf Ablaufname und Ausführungszeit. |
Nächste Schritte
Ändern Sie Empfänger oder PDF-Sprache im selben Baustein und speichern Sie den ganzen Ablauf erneut.
Die Anleitung zum Ausführungsverlauf hilft bei der Kontrolle. Für eine Zusammenfassung mehrerer Rechnungen lesen Sie Benachrichtigungen nach einem KSeF-Ereignis.
PDF-Benachrichtigungen einrichten
Melden Sie sich an, wählen Sie ein Unternehmen und erstellen Sie den Ablauf.
KSeFGPT öffnen