Welche KSeF-Software ist für ein kleines Unternehmen am besten geeignet?

Wenn Sie Rechnungen im polnischen KSeF ausstellen und empfangen möchten, können Sie mit der kostenlosen Aplikacja Podatnika des Finanzministeriums beginnen. Fakturownia und IFIRMA kommen infrage, wenn Sie ein Rechnungsprogramm mit Zugang für Ihre externe Buchhaltung suchen. Für die selbstständige Buchführung gibt es eigene Pakete, etwa wFirma Księgowość.

KSeFGPT kommt infrage, wenn Sie neben Rechnungen auch Kundendaten, Verkaufschancen und Aufgaben verwalten oder Rechnungen mit KI-Unterstützung vorbereiten möchten. Allein für KSeF brauchen Sie kein umfangreiches Abonnement.

Vergleichen Sie die Funktionen und die Gesamtkosten des gewählten Tarifs. Bei wFirma benötigen Sie beispielsweise ein Buchhaltungspaket, um Eingangsrechnungen aus KSeF abzurufen. Bei IFIRMA bedeutet der Monatspreis von 12,50 PLN für Faktura+ eine Vorauszahlung von 150 PLN netto für ein ganzes Jahr.

Klären Sie vor der Auswahl, wer Lieferantenrechnungen abruft und die Unterlagen an die Buchhaltung übergibt. Übernimmt das ein externes Buchhaltungsbüro, fragen Sie nach dem bevorzugten Weg zur Bereitstellung der Dokumente. Führen Sie Ihre Bücher selbst, brauchen Sie außerdem Funktionen für Aufzeichnungen und Steuerabrechnungen.

Im Folgenden vergleichen wir Aplikacja Podatnika MF, Fakturownia, IFIRMA, wFirma und KSeFGPT. Herausgeber dieses Artikels ist KSeFGPT, dessen Angebot ebenfalls im Vergleich enthalten ist.

Welches Programm passt zu Ihrem Unternehmen?

Was kosten die verglichenen Tarife?

Wann ist CRM zusätzlich zu Rechnungen sinnvoll?

Müssen Sie Rechnungsdaten aus PDF-Dateien auslesen?

Wie prüfen Sie ein Programm vor dem Kauf?

Worauf beruht der Vergleich?

Häufig gestellte Fragen

Mit der Aplikacja Podatnika MF können Sie Rechnungen ausstellen und empfangen, Korrekturen vorbereiten sowie Dokumente und Empfangsbestätigungen herunterladen. Reicht das für Ihr Unternehmen aus, ist kommerzielle Software eine zusätzliche Option und keine Voraussetzung für die Nutzung von KSeF.

Fakturownia und IFIRMA bieten sowohl kostenlose Tarife mit Dokumentenlimit als auch kostenpflichtige Rechnungserstellung an. Fakturownia Micro erlaubt bis zu 3 Ausgangsdokumente pro Monat. IFIRMA Darmowa Faktura hat ein Limit von 3 Rechnungen; Korrekturen und Pro-forma-Rechnungen zählen nicht mit. Stellen Sie regelmäßig mehr aus, vergleichen Sie die kostenpflichtigen Tarife.

Bei Fakturownia können Sie Ihrer Buchhaltung einen eigenen Zugang mit der Rolle Księgowy geben. Ein solcher Benutzer zählt nicht zum Benutzerlimit, auch bei Micro. IFIRMA ermöglicht ebenfalls die Freigabe von Dokumenten an die Buchhaltung. Klären Sie in beiden Fällen mit Ihrem Buchhaltungsbüro, ob dieser Zugang den Versand der Unterlagen per E-Mail ersetzen kann.

wFirma unterscheidet zwischen Fakturowanie i CRM und dem Paket Księgowość. Letzteres enthält auch die Rechnungserstellung und den Abruf von Eingangsrechnungen aus KSeF. Es kommt daher für Unternehmen infrage, die ihre Buchführung selbst erledigen möchten. KSeFGPT konzentriert sich auf Rechnungen, CRM und die Bearbeitung von Dokumenten; es ersetzt weder eine Buchhaltungssoftware noch einen Buchhaltungsdienst.

Die Tabelle enthält Nettopreise in polnischen Złoty (PLN) aus den am 20. September 2026 geprüften Preislisten. Vergleichen Sie neben dem Monatsbetrag auch die Summe und den Zeitraum, die Sie beim Kauf bezahlen. Die kostenpflichtigen Pakete unterscheiden sich im Umfang: Der Preis für die Rechnungserstellung umfasst nicht automatisch die Buchführung oder alle CRM-Funktionen.

Bei IFIRMA Faktura+ zahlen Sie 150 PLN für ein Jahr im Voraus. Die 12,50 PLN sind der daraus errechnete Monatsbetrag. Auch die unten genannten Preise von Fakturownia gelten beim Kauf für 12 Monate, ohne Aktionsrabatt. Bei einer anderen Laufzeit oder einer Aktion kann der Preis abweichen.

wFirma Księgowość enthält die Rechnungserstellung bereits. Sie müssen Fakturowanie i CRM daher nicht zusätzlich kaufen. Die Arbeit einer externen Buchhaltung ist wiederum eine andere Leistung als der Zugang zur Software und wird separat bezahlt.

Führen Sie vor der Rechnungserstellung Gespräche, verschicken Angebote und planen den nächsten Kontakt, kann Ihnen ein CRM helfen. Damit verwalten Sie Kundenbeziehungen und halten fest, was vereinbart wurde und was als Nächstes zu tun ist.

Eine Webdesign-Firma kann in KSeFGPT beispielsweise eine Notiz beim Kunden speichern, eine Verkaufschance für eine neue Website anlegen und die Aufgabe zuweisen, ein Angebot zu verschicken. Die Verkaufschance hält die Vertriebsphase fest; die Aufgabe hat eine Frist und eine zuständige Person.

Wenn die Leistung abgerechnet werden soll, lässt sich die Rechnung aus dem Geschäftspartnerkarte beginnen. Die Käuferdaten werden in das Formular übernommen, die übrigen Felder prüfen oder ergänzen Sie. Die Vertriebsphase der Verkaufschance und den Aufgabenstatus aktualisieren Sie separat. Den Ablauf zeigt die Anleitung zur Rechnungserstellung aus dem CRM.

In KSeFGPT Medium können Sie unbegrenzt viele Geschäftspartner speichern, jedoch nur bis zu 10 Verkaufschancen und 10 Aufgaben. Pro bietet CRM ohne diese Grenzen. Benötigen Sie mehr Verkaufschancen oder Aufgaben, berücksichtigen Sie das vor dem Kauf. Den vollständigen Umfang beschreibt das CRM-Modul.

Auch wFirma und IFIRMA bieten CRM an. Vergleichen Sie die Funktionen, die Sie brauchen: Kundennotizen, Vertriebsphasen, Aufgabenfristen und Mitarbeiterzugänge. KSeFGPT ist teurer als die hier gezeigten Tarife zur reinen Rechnungserstellung. Prüfen Sie deshalb, ob Sie die zusätzlichen Werkzeuge nutzen werden. Brauchen Sie ausschließlich Rechnungen, beginnen Sie mit den einfacheren Angeboten.

Das Auslesen von Daten aus PDF-Dateien oder Scans wird häufig als OCR bezeichnet. Es ist hilfreich, wenn Sie Dokumente außerhalb von KSeF erhalten, etwa Rechnungen ausländischer Lieferanten. Suchen Sie dafür nach der Erfassung von Eingangsrechnungen, also den Einkaufsbelegen Ihres Unternehmens. Fakturownia und wFirma beschreiben solche Funktionen; Umfang und Abrechnung hängen vom Angebot ab.

Ein anderer Anwendungsfall sind eigene Ausgangsrechnungen, wenn Ihre bisherige Software PDFs erzeugt, aber keine Verbindung zu KSeF hat. In KSeFGPT erstellt der PDF-Import einen Rechnungsentwurf. Sie prüfen die Daten und senden das Dokument erst danach. Medium umfasst bis zu 20 solcher Importe pro Monat, Pro bis zu 100.

Eine Lieferantenrechnung stellen Sie nicht erneut als eigene Ausgangsrechnung aus. Ist das Dokument bereits in KSeF, rufen Sie es aus dem System ab, statt es aus einer PDF-Datei nachzubilden. Achten Sie bei der Auswahl einer Importfunktion auf diesen Unterschied.

Wählen Sie zwei Angebote, die zu Ihren Anforderungen passen, und erledigen Sie darin einige alltägliche Aufgaben. Prüfen Sie dabei, ob die verwendeten Funktionen im gewünschten Tarif enthalten sind und nicht nur in einer umfangreicheren Testversion.

1. Bereiten Sie einen Rechnungsentwurf vor. Prüfen Sie, ob sich Daten einfach ergänzen, Fehler korrigieren und das Dokument herunterladen lassen. Senden Sie keine fiktiven Rechnungen an das produktive KSeF.

2. Prüfen Sie, wie Lieferantenrechnungen empfangen werden. Klären Sie, ob das Programm sie automatisch abruft oder ob Sie den Abruf selbst starten müssen.

3. Vereinbaren Sie mit Ihrer Buchhaltung den Zugang oder den Export der Dokumente. Soll sie ein eigenes Konto im Programm nutzen, prüfen Sie die Kosten dieses Zugangs.

4. Benötigen Sie CRM oder PDF-Import, probieren Sie diese Funktionen gezielt aus. Prüfen Sie zum Schluss den Bestellbetrag, den Zahlungszeitraum und erforderliche Zusatzmodule.

KSeFGPT bietet 7 Tage zum Testen von PRO. Wählen Sie danach einen Tarif anhand der Funktionen, die Sie nutzen. Umfang und Grenzen finden Sie in der KSeFGPT-Preisliste. Einen ausführlichen Kostenvergleich bietet unser Artikel über die Preise von KSeF-Programmen.

Der Vergleich umfasst fünf ausgewählte Lösungen. Er basiert auf offiziellen Preislisten, Funktionsbeschreibungen und Dokumentationen der Anbieter sowie auf Materialien des polnischen Finanzministeriums. Es handelt sich nicht um einen Vergleichstest der Geschwindigkeit oder der Genauigkeit beim Auslesen von Dokumenten.

Die Beschreibung von KSeFGPT stützt sich zusätzlich auf veröffentlichte Anleitungen zur Anwendung. Das Beispiel des Dienstleistungsunternehmens veranschaulicht den Einsatz von CRM; es beschreibt keine Ergebnisse eines konkreten Kunden.

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