Konwertery PDF na XML KSeF z integracjami księgowymi

KSeFGPT ma gotowe połączenie z Fakturownia.pl, A-Cube udostępnia polskie API do odczytu PDF i obsługi faktur KSeF, a PDFdoKSEF oferuje API w pakiecie L. Wybór zależy od tego, czy potrzebujesz gotowego połączenia w aplikacji, własnej integracji przez API, czy pliku do przekazania księgowości.

Fakturownia udostępnia osobne eksporty do Optimy, Symfonii FK i programów InsERT. Są to odpowiednio XML pracy rozproszonej, plik TXT Symfonii i EPP InsERT. Program księgowy musi obsługiwać wybrany format; XML FA(3) dla KSeF nie jest zamiennikiem tych plików.

Jeżeli faktura jest już w KSeF, najpierw sprawdź jej odbiór w swoim programie księgowym. Możesz wówczas pracować na danych źródłowych bez ponownego odczytywania PDF. Pobranie faktury, import do programu i jej zaksięgowanie pozostają osobnymi etapami.

Firma przygotowująca własną sprzedaż potrzebuje faktury gotowej do pierwszej wysyłki do KSeF. Biuro rachunkowe może natomiast potrzebować danych faktury zakupowej do rejestru VAT. Przed wyborem konwertera ustal więc, skąd pochodzi dokument i do którego programu mają trafić jego dane.

Poniżej porównujemy sposoby połączenia, formaty oraz warunki ofert według stanu na 21 września 2026 r. KSeFGPT jest wydawcą tego artykułu i jednym z opisanych rozwiązań.

Które konwertery mają połączenia?

Jak przekazać dane do Optimy, Symfonii i InsERT?

Kiedy odbierać fakturę bezpośrednio z KSeF?

Ile kosztuje integracja?

Co sprawdzić w próbnym imporcie?

Jak wybrać połączenie do swojej firmy?

Jak zacząć w KSeFGPT?

Najczęściej zadawane pytania

Dopasuj format do programu odbiorcy: FA(3) służy do obsługi faktury w KSeF, a XML Optimy, TXT Symfonii i EPP InsERT do wymiany danych z odpowiednimi programami księgowymi.

Przed zakupem porównaj pełny koszt kont, dodatków i wdrożenia. W próbnym imporcie sprawdź dane faktury oraz numer KSeF już w programie księgowym.

Połączenie KSeFGPT z Fakturownia.pl konfigurujesz w aplikacji subdomeną i tokenem API Fakturowni. Możesz pobrać z niej faktury sprzedaży i wysłać wybrane dokumenty do KSeF. W drugim kierunku KSeFGPT przekazuje wybrane faktury z KSeF do Fakturowni.

Eksport do Fakturowni obsługuje zwykłe faktury VAT i korekty KOR, do 50 dokumentów w jednej partii. Ta operacja nie obsługuje faktur zaliczkowych ZAL ani rozliczeniowych ROZ. Wybierasz dokumenty z numerem KSeF; niewysłany szkic utworzony z PDF nie jest jeszcze dostępny w tym eksporcie.

A-Cube udostępnia REST API, przez które przesyłasz PDF i pobierasz wynik w XML lub JSON. Dane trzeba sprawdzić i ewentualnie uzupełnić. Wysyłka do KSeF jest osobną operacją. Połączenie API z własnym programem wymaga wdrożenia i dopasowania pól danych.

PDFdoKSEF opisuje pracę z Optimą polegającą na eksporcie faktury do PDF i ręcznym dodaniu pliku do konwertera. W pakiecie L oferuje także API, z którym można zaplanować własne połączenie.

W ksefpdf.pl użytkownik dodaje PDF i pobiera roboczy XML FA(3). Narzędzie pomaga przepisać dane; przed dalszym użyciem pliku trzeba je sprawdzić i wybrać sposób wysyłki lub importu.

Fakturownia udostępnia osobne eksporty do tych programów. Dla własnej faktury sprzedaży przygotowywanej do pierwszej wysyłki do KSeF możesz przejść kolejno przez: odczyt PDF w KSeFGPT, kontrolę szkicu, wysyłkę do KSeF, eksport do Fakturowni i eksport pliku dla księgowości. Każdy etap wymaga osobnej obsługi.

Dla faktury już dostępnej w KSeF zacznij od jej pobrania, pomijając ponowną konwersję i wysyłkę. Dla kosztowego PDF otrzymanego poza KSeF wybierz odczyt i import zakupu do księgowości. Nie wysyłaj faktury dostawcy jako własnej sprzedaży.

Optima: eksport wykorzystuje pracę rozproszoną. Dopasuj konfigurację księgowości i identyfikatory baz. Plik XML tego eksportu służy do importu w Optimie.

Symfonia Finanse i Księgowość: aktywuj aplikację Eksport Symfonia FK. Generuje ona plik TXT z numerem KSeF, jeśli dokument go zawiera. Dopasuj profil importu do formatu eksportu i używanej wersji programu.

InsERT: EPP 1.11 pomija numery KSeF, a osobna aplikacja eksportu EPP 1.12 je uwzględnia. Wybierz cel komunikacji odpowiadający przekazaniu danych do biura i sprawdź plik w używanym tam importerze.

Przed eksportem z Fakturowni uzupełnij potrzebne kategorie i ustawienia. Po imporcie sprawdź, czy dokument trafił do właściwego rejestru i zachował kwoty, daty oraz numer KSeF.

Gdy dostawca już wystawił fakturę w KSeF, program księgowy może pobrać jej dane ustrukturyzowane. Nie trzeba odtwarzać tej samej faktury z otrzymanego PDF. Nie wystawiaj też kosztu od dostawcy ponownie jako własnej sprzedaży.

Optima od wersji 2026.4.1 automatycznie pobiera faktury z KSeF paczkami w tle. Odbiór był dostępny także we wcześniejszych wersjach; ten numer oznacza zmianę sposobu pobierania.

Symfonia: dokumentacja Finanse i Księgowość 2026.1 wskazuje KSeF Plus, sprawdzenie dokumentów i wprowadzenie do Bufora według przygotowanych wzorców. Dalsza dekretacja jest osobnym krokiem.

Rachmistrz i Rewizor GT od wersji 1.87 umożliwiają komunikację z KSeF przy użyciu certyfikatu. W Rewizorze schematy importu pomagają przypisać dane do kont. Księgowy dobiera schemat i sprawdza zapis przed zatwierdzeniem.

Dostęp do tych funkcji zależy od uprawnień, licencji i warunków usług danego dostawcy. Uwzględnij je w kosztach wybranego sposobu odbioru.

Do ceny konwersji dolicz narzędzia potrzebne na dalszych etapach. W połączeniu KSeFGPT z Fakturownią są to konta w obu usługach i wymagane eksporty księgowe. Przy integracji przez API trzeba również wycenić wdrożenie, dopasowanie pól i obsługę błędów.

KSeFGPT Medium kosztuje 99 zł netto miesięcznie i obejmuje 20 importów PDF na miesiąc. Pro kosztuje 499 zł netto miesięcznie i obejmuje 100 takich importów. Są to limity importu PDF, a nie faktur tworzonych w formularzu. Eksport do Fakturowni wymaga obecnie co najmniej planu Medium.

Eksporty Fakturowni wymagają aktywowania odpowiednich aplikacji. Przy wycenie uwzględnij ich dostępność w wybranym planie oraz licencję programu księgowego i konfigurację importu.

A-Cube wycenia usługę indywidualnie; oferta powinna obejmować konwersję, wysyłkę i utrzymanie połączenia. PDFdoKSEF L kosztuje 899 zł netto i obejmuje 600 faktur do 5 stron każda oraz API. Pakiet jest ważny 6 miesięcy. Wdrożenie własnego połączenia z programem księgowym wyceń osobno.

W ksefpdf.pl automatyczne masowe przetwarzanie plików wymaga wcześniejszej zgody dostawcy. Zakup kredytów na konwersję nie zastępuje uzgodnienia tych warunków.

Przetestuj kilka dokumentów odpowiadających pracy Twojego biura: zwykłą fakturę, dokument w obcej walucie, korektę i fakturę z kilkoma pozycjami. Sprawdź cały proces aż do programu odbiorcy. Testy z fikcyjnymi danymi przeprowadzaj poza produkcyjnym KSeF; faktury już wystawionej nie wysyłaj ponownie.

Tożsamość: porównaj firmę, NIP, numer faktury i numer KSeF, jeśli został nadany. Sprawdź, jak importer zachowa się przy powtórnym przekazaniu tej samej faktury.

Kwoty: sprawdź walutę, netto, VAT, brutto i rozbicie pozycji. Różnica w zaokrągleniach powinna być wyjaśniona przed masowym importem.

Księgowość: sprawdź daty, rejestry, kategorie i schematy. Dane odczytane poprawnie z PDF nie muszą wystarczyć do przypisania właściwych kont.

Wynik: sprawdź status każdego etapu i ustal, kto poprawia błędy. Przy korekcie zweryfikuj także powiązanie z fakturą pierwotną i zastosowany schemat księgowy.

Jeśli pracujesz we Fakturowni i potrzebujesz importu PDF oraz obsługi KSeF, sprawdź gotowe połączenie z KSeFGPT. Jeżeli budujesz własny proces w ERP, rozważ wdrożenie przez API A-Cube albo API dostępne w pakiecie L PDFdoKSEF.

Jeżeli celem jest zaksięgowanie faktur już dostępnych w KSeF, zacznij od funkcji odbioru w Optimie, Symfonii lub InsERT. Konwerter będzie przydatny wtedy, gdy dane trzeba dopiero odczytać z PDF.

Wybierz sposób pracy na podstawie wyniku próbnego importu, obsługiwanych rodzajów faktur i pełnego kosztu. KSeFGPT pomaga przygotować i przekazać dokumenty; ich dekretację i księgowanie wykonujesz w programie księgowym.

Podczas 7-dniowego okresu próbnego PRO sprawdź kolejkę PDF i przygotowanie szkiców. Skontroluj dane własnej faktury sprzedaży przed pierwszą wysyłką do KSeF. Dla dokumentu już obecnego w KSeF przejdź do eksportu do Fakturowni, a następnie wybierz potrzebny eksport księgowy w samej Fakturowni.

Eksport wymaga aktywnego połączenia z Fakturownią, uprawnień do faktur i integracji oraz tokenu KSeF dla właściwej firmy. W bieżącej wersji tej operacji sam certyfikat nie wystarcza. Przed wyborem planu sprawdź aktualny cennik.

Jak wybrać konwerter PDF do XML KSeF?

Co sprawdzić po konwersji PDF do XML KSeF?

Jak działa kolejka PDF w KSeFGPT?

Jak wysłać faktury z KSeF do Fakturowni?