Procedura pisemna

Co zrobisz

Wybierzesz firmę w ustawieniach KSeFGPT i połączysz ją z KSeF za pomocą jednego z dwóch rodzajów poświadczeń: tokena albo certyfikatu.

W przypadku certyfikatu możesz wgrać istniejącą parę klucza prywatnego i certyfikatu albo podpisać Profilem Zaufanym jednorazowy wniosek pobrany z KSeFGPT, a następnie wgrać podpisany plik XML.

Po zapisaniu poświadczenia KSeFGPT będzie mogło wykonywać operacje w KSeF w kontekście tej firmy, zgodnie z zakresem nadanych uprawnień.

Wymagania

Zanim zaczniesz

Połączenie zapisujesz osobno dla każdej firmy. Przed rozpoczęciem upewnij się, że właściwa firma jest już dodana do KSeFGPT.

Element	Wymaganie
Dostęp	Możliwość otwarcia Ustawień i zarządzania autoryzacją KSeF.
Firma	Firma dodana do KSeFGPT z prawidłowym numerem NIP.
Punkt startowy	Po zalogowaniu otwórz Ustawienia, a następnie zakładkę Połączenie KSeF.
Dane do połączenia	Token KSeF, istniejąca para plików klucza i certyfikatu albo dostęp do Profilu Zaufanego osoby uprawnionej do podpisania wniosku o certyfikat dla wskazanego NIP-u.

Nagranie procesu

Film pokazuje generowanie certyfikatu do połączenia z KSeF.

2:42

KSEF: Jak wygenerować certyfikaty i podłączyć aplikację w środowisku testowym - Instrukcja 2026

01Krok

Wybierz firmę

W zakładce Połączenie KSeF znajdź sekcję Poświadczenia KSeF. KSeFGPT pokazuje osobną kartę dla każdej firmy dodanej do konta.

Na właściwej karcie sprawdź nazwę firmy i NIP. Jeżeli firma nie ma jeszcze połączenia, zobaczysz komunikat Brak poświadczeń dla tej firmy oraz przyciski umożliwiające rozpoczęcie konfiguracji.

02Krok

Wybierz rodzaj poświadczenia

KSeFGPT łączy się z KSeF za pomocą tokena albo certyfikatu. Dla certyfikatu możesz wgrać istniejące pliki lub użyć osobnego przycisku Profilu Zaufanego, aby podpisać i wgrać jednorazowy wniosek.

Poświadczenie	Co przygotować	Jak wygląda konfiguracja
Token	Token dostępu wygenerowany w aplikacji KSeF.	Wklejasz token w KSeFGPT i zapisujesz poświadczenie.
Certyfikat - istniejące pliki	Klucz prywatny .key lub .pem, certyfikat .crt, .cer lub .pem oraz opcjonalne hasło klucza.	Wgrywasz plik klucza prywatnego i plik certyfikatu.
Certyfikat - przez Profil Zaufany	Dostęp do Profilu Zaufanego osoby uprawnionej do działania dla NIP-u firmy.	Pobierasz jednorazowy wniosek, podpisujesz go na gov.pl i wgrywasz podpisany plik XML, aby KSeFGPT skonfigurował poświadczenie certyfikatu.

Ustawienia połączenia KSeF w KSeFGPT z wyborem poświadczenia Certyfikat lub Token — Krok 2

Opcja 1. Token KSeF

Na karcie firmy wybierz Dodaj poświadczenie, a następnie metodę Token. W polu Token KSeF wklej token dostępu wygenerowany wcześniej w aplikacji KSeF.

Wybierz Dodaj. KSeFGPT zweryfikuje token przed zapisaniem. Jeżeli token jest nieprawidłowy albo został odwołany, zobaczysz komunikat Token KSeF jest nieprawidłowy lub odwołany.

Opcja 2A. Certyfikat KSeF z plików

Na karcie firmy wybierz Dodaj poświadczenie, a następnie Certyfikat. Ta metoda jest oznaczona w KSeFGPT jako domyślna.

Dodaj klucz prywatny w formacie .key lub .pem oraz certyfikat w formacie .crt, .cer lub .pem. Jeżeli klucz jest zaszyfrowany, wpisz również hasło w polu Hasło klucza (opcjonalnie).

Wybierz Zapisz certyfikat PEM. Po poprawnej weryfikacji na liście poświadczeń zobaczysz podmiot certyfikatu i termin jego ważności.

Opcja 2B. Certyfikat KSeF przez Profil Zaufany

Profil Zaufany nie jest w tym procesie osobnym poświadczeniem KSeF. Służy do podpisania jednorazowego wniosku potrzebnego do skonfigurowania połączenia certyfikatem. Na karcie firmy wybierz Połącz przez Profil Zaufany. KSeFGPT przygotuje wniosek powiązany z firmą i jej numerem NIP.

W kroku Pobierz wniosek zapisz przygotowany plik. Następnie wybierz Otwórz gov.pl i podpisz wniosek, zaloguj się Profilem Zaufanym, podpisz dokument i zapisz podpisany plik na urządzeniu.

Wróć do KSeFGPT, przejdź do kroku Wgraj plik i wybierz podpisany plik XML. Na końcu wybierz Zakończ i połącz. KSeFGPT wykorzysta podpisany wniosek do zakończenia konfiguracji połączenia z KSeF przez certyfikat.

Okno KSeFGPT do pobrania jednorazowego wniosku, który należy podpisać Profilem Zaufanym — Opcja 2B. Certyfikat KSeF przez Profil Zaufany

Stan końcowy

Sprawdź rezultat

Po zapisaniu tokena lub certyfikatu nowe poświadczenie pojawi się na karcie właściwej firmy. Przy certyfikacie KSeFGPT pokaże podmiot i termin ważności, a przy tokenie zamaskowany fragment wartości.

Po wgraniu wniosku podpisanego Profilem Zaufanym zamknij okno i sprawdź, czy poświadczenie certyfikatu jest widoczne na karcie firmy.

Diagnostyka

Jeśli coś nie działa

Porównaj komunikat widoczny w KSeFGPT z najczęstszymi przyczynami odrzucenia połączenia.

Objaw	Prawdopodobna przyczyna	Co zrobić
Token został odrzucony	Token jest nieprawidłowy albo został odwołany w KSeF.	Wygeneruj lub skopiuj właściwy token i spróbuj ponownie.
Nie można zapisać certyfikatu	Brakuje klucza, certyfikatu lub hasło do zaszyfrowanego klucza jest nieprawidłowe.	Sprawdź parę plików .key/.crt oraz hasło klucza.
NIP w certyfikacie nie pasuje do firmy	Certyfikat dotyczy innego podmiotu.	Wybierz certyfikat wystawiony dla firmy konfigurowanej w KSeFGPT.
Wniosek o certyfikat wygasł	Nie podpisano go Profilem Zaufanym i nie wgrano w czasie ważności wniosku.	Wybierz Wygeneruj ponownie i podpisz nowy wniosek.
Podpisany wniosek został odrzucony	Osoba podpisująca nie ma uprawnień do wskazanego NIP-u w KSeF.	Sprawdź uprawnienia osoby podpisującej, w tym wymagane upoważnienie ZAW-FA.