Jak zaimportować kontrahentów z pliku CSV lub Excel do KSeFGPT?
Wgraj plik CSV, XLS albo XLSX z listą kontrahentów, sprawdź automatyczne mapowanie kolumn i potwierdź import. Po zakończeniu nowe karty są widoczne na liście modułu Kontrahenci.
- Moduł
- Kontrahenci
- Czas czytania
- 5 min
- Poziom trudności
- Z łatwością wykonasz opisane kroki samodzielnie
- Opublikowano
- 21 sierpnia 2026
- Autor
- Rafał Zeidler
- Format
- Tekst i nagranie
Procedura pisemna
Co zrobisz
Wgrasz do KSeFGPT jeden plik z listą kontrahentów, sprawdzisz, jak aplikacja przypisała kolumny pliku do pól karty kontrahenta, i potwierdzisz zapis. Na końcu zobaczysz zaimportowane firmy na liście modułu Kontrahenci.
Przykład w tej instrukcji korzysta z pliku CSV, w którym pięć wierszy ma nazwę firmy, a jeden jej nie ma. Ten wiersz nie trafia do importu, dlatego podgląd pokazuje pięć rekordów i jeden pominięty.
Wymagania
Zanim zaczniesz
Import działa w kontekście wybranej firmy. Kontrahenci zostaną zapisani w tej firmie, która jest aktywna w momencie potwierdzenia importu.
| Element | Wymaganie |
|---|---|
| Dostęp | Właściciel firmy albo członek organizacji z uprawnieniem do modułu Kontrahenci. Moduł musi być dostępny w planie. |
| Potrzebny plik | Jeden plik XLSX, XLS albo CSV. Aplikacja czyta pierwszy arkusz, a jego pierwszy wiersz traktuje jako nagłówki kolumn. |
| Wymagana kolumna | Nazwa kontrahenta. Wiersz bez nazwy firmy zostaje pominięty i nie pojawia się w podglądzie. |
| Rozpoznawane pola | name, nip, regon, street, city, postal_code, country, email, phone, bank_account, bank_name i notes. Pozostałe kolumny trafiają do pól dodatkowych karty kontrahenta. |
| Punkt startowy | Po zalogowaniu wybierz właściwą firmę i otwórz moduł Kontrahenci. |
| Czas wykonania | Około 2 minut dla pliku z kilkudziesięcioma wierszami. |
| Ważny skutek | W obrębie konta może istnieć tylko jeden kontrahent z danym numerem NIP. Wiersz z numerem, który już jest zapisany, nie zostanie dodany ponownie. |
Nagranie procesu
Nagranie pokazuje wgranie pliku z kontrahentami, kontrolę zmapowanych kolumn, potwierdzenie importu i nowe karty na liście.
Otwórz moduł Kontrahenci
W menu głównym wybierz Kontrahenci. Sprawdź w stopce menu, czy aktywna jest firma, do której chcesz wczytać dane.
Zobaczysz listę kontrahentów tej firmy oraz przyciski Import kontrahentów i Dodaj kontrahenta w prawym górnym rogu.
Otwórz okno importu
Kliknij Import kontrahentów. Otworzy się okno Import kontrahentów z opisem Zaimportuj kontrahentów z pliku XLSX/CSV.
W oknie zobaczysz pole wgrywania z tekstem Kliknij aby wybrać plik oraz listę obsługiwanych rozszerzeń: XLSX, XLS, CSV.
Wybierz plik z kontrahentami
Kliknij pole wgrywania i wskaż plik na dysku. Aplikacja od razu zaczyna go przetwarzać, a w oknie pojawia się komunikat Przetwarzanie pliku...
Na tym etapie KSeFGPT odczytuje nagłówki i dane z pierwszego arkusza, a następnie dopasowuje kolumny do pól kontrahenta. Puste wiersze są pomijane.
Sprawdź zmapowane kolumny i podgląd danych
Po przetworzeniu pliku okno pokazuje sekcję Zmapowane kolumny. Każda etykieta ma format nagłówek z pliku → pole kontrahenta, na przykład Nazwa firmy → name albo Kod pocztowy → postal_code.
Kolumna, która nie pasuje do pola standardowego, dostaje własny klucz i po imporcie znajdziesz ją w polach dodatkowych karty kontrahenta. W przykładzie kolumna Kategoria trafia do klucza category.
Poniżej znajduje się podgląd pierwszych dziesięciu wierszy z nazwą, NIP-em, miastem i adresem e-mail, a pod tabelą licznik Znaleziono z liczbą rekordów. Jeżeli plik zawierał wiersze bez nazwy, obok licznika zobaczysz informację pominięto.
Sprawdź, czy nazwa firmy i NIP trafiły do właściwych kolumn. Jeżeli dopasowanie jest błędne, kliknij Wstecz, popraw nagłówki w pliku i wgraj go ponownie.
Potwierdź import
Kliknij Importuj. Przycisk pokazuje w nawiasie liczbę rekordów, które zostaną zapisane, na przykład Importuj (5). Podczas zapisu widoczny jest stan Importowanie...
Po zakończeniu okno pokazuje Import zakończony oraz wiersz Zaimportowano z liczbą zapisanych rekordów. Tę samą liczbę potwierdza komunikat w prawym górnym rogu ekranu.
Stan końcowy
Sprawdź rezultat
Kliknij Zamknij. Lista kontrahentów odświeża się automatycznie i pokazuje nowe karty z nazwą, NIP-em, adresem, adresem e-mail, telefonem oraz statusem Aktywny.
Otwórz jedną z zaimportowanych kart, aby potwierdzić pozostałe dane. Wartości z kolumn spoza listy pól standardowych znajdziesz w sekcji Dodatkowe pola.
Diagnostyka
Jeśli coś nie działa
Porównaj widoczny objaw z poniższą tabelą.
| Objaw | Prawdopodobna przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Nie widzisz przycisku Import kontrahentów | Plan nie udostępnia modułu Kontrahenci albo konto członka organizacji nie ma dostępu do tego modułu. | Sprawdź plan lub poproś właściciela organizacji o dostęp do modułu Kontrahenci. |
| Po wgraniu pliku pojawia się komunikat Błąd importu | Pliku nie udało się odczytać, na przykład ma nieobsługiwane rozszerzenie, jest uszkodzony albo pierwszy arkusz jest pusty. | Zapisz dane ponownie jako XLSX, XLS albo CSV, upewnij się, że pierwszy arkusz zawiera wiersz nagłówków, i wgraj plik jeszcze raz. |
| Podgląd pokazuje mniej rekordów niż plik ma wierszy | Wiersze bez nazwy kontrahenta są pomijane, podobnie jak wiersze całkowicie puste. | Uzupełnij kolumnę z nazwą firmy w pliku źródłowym i powtórz import dla brakujących wierszy. |
| Kolumna trafiła do niewłaściwego pola | Nagłówek był nieczytelny albo mylący, więc automatyczne dopasowanie wskazało inne pole. | Kliknij Wstecz, zmień nagłówek w pliku na jednoznaczny, na przykład Nazwa firmy, NIP albo Kod pocztowy, i wgraj plik ponownie. |
| Zaimportowano mniej rekordów, niż pokazywał podgląd | Numer NIP z pliku był już zapisany na koncie. W obrębie konta może istnieć tylko jeden kontrahent z danym numerem. | Sprawdź na liście, czy kontrahent już istnieje, i usuń powtórzone wiersze z pliku przed kolejnym importem. |
| Kontrahenci trafili do innej firmy | Przed potwierdzeniem importu aktywna była inna firma. | Sprawdź nazwę firmy w stopce menu, przełącz się na właściwą i powtórz import. |
Co dalej
Uzupełnij zaimportowane karty o dane, których nie było w pliku. Instrukcja Jak dodać pola dodatkowe do kontrahenta pokazuje, jak zapisać własne pary nazwa i wartość.
Jeżeli potrzebujesz pojedynczej karty zamiast całej listy, skorzystaj z instrukcji Jak dodać nowego kontrahenta w KSeFGPT.
Wczytaj swoją bazę kontrahentów
Zaloguj się, otwórz moduł Kontrahenci i zaimportuj listę z pliku CSV lub Excel.
Powiązane instrukcje
Jak edytować dane kontrahenta w KSeFGPT?
Otwórz istniejącą kartę kontrahenta, popraw adres, dane kontaktowe i bankowe, a następnie sprawdź zapis po ponownym otwarciu formularza.
Jak dodać pola dodatkowe do kontrahenta w KSeFGPT?
Otwórz istniejącą kartę kontrahenta, dodaj własne pary nazwa i wartość, a następnie sprawdź je po ponownym otwarciu formularza. Przykład pokazuje numer BDO i wewnętrzny numer klienta.
Jak dodać nowego kontrahenta w KSeFGPT?
Utwórz kartę kontrahenta, pobierz dane z GUS albo wpisz je ręcznie i sprawdź nową pozycję na liście. Przy imporcie faktury z PDF zakończonym wysyłką do KSeF nowy nabywca może zostać zapisany automatycznie.